SECRETARIADO NA ACTUALIDADE

SECRETARIADO NA ACTUALIDADE

1. EVOLUÇÃO DO SECRETARIADO
2. FUNÇÕES CLÁSSICAS DO SECRETARIADO
3. FUNÇÕES DO SECRETARIADO ACTUAL

ORGANIZAÇÃO NO SECRETARIADO (TAREFAS)

1. CORRESPONDÊNCIA COMERCIAL
2. COMUNICAÇÃO INTERNA
3. ARQUIVO









1. EVOLUÇÃO DO SECRETARIADO

Quando falamos sobre a evolução do Secretariado podemos dizer que o Secretariado tem vindo a passar por muitas alterações.

Por exemplo:

• a consciência profissional e académica.
• conhecimentos específicos da categoria .
• determinação de um novo perfil.

Antigamente a secretária executava apenas técnicas secretariais como dactilografia, arquivo, atendimento telefónico e anotação de recados.

No presente, a secretária, tem de agregar habilidades genéricas que a profissão exige, primeiro que tudo deverá conhecer bem a área do executivo e saber relacionar-se com as pessoas que a rodeiam.

A inovação tecnológica também ajudou de certa forma para este avanço nas tarefas desta profissão, o dia-a-dia de uma secretária passou por uma grande transformação, de uma pessoa que estava normalmente encarregue da correspondência e manutenção de arquivos para uma pessoa chave que serve como ponte entre quem toma decisões a nível de gerências e que executa tarefas relevantes para a empresa.

Para que o trabalho dentro de uma empresa funciona-se melhor, escreveram-se várias teorias e métodos sobre o assunto.

O profissional de atendimento nunca deverá esquecer que deve ser capaz de fornecer informações sobre as características dos produtos ou serviços da sua organização, deve utilizar um estilo de comunicação e argumentação que alicie o cliente e deverá ser capaz de levar o cliente a aderir ao produto ou serviço.

O modo de vestir, os cuidados pessoais e principalmente o que se faz, são alguns dos aspectos muito importantes no processo comunicativo. Por isso deverá ainda ter alguns cuidados ao responder, tais como, ouvir o que o cliente pretende antes de responder, fornecer informações, opções e assistência, criar boas expectativas, utilizar sempre que possível linguagem positiva.

Existem situações que devemos evitar ao máximo, como, reclamações ou situações de espera demasiado longa.

O atendimento telefónico, tem outro tipo de preparação e preocupações.

Várias empresas, nos dias de hoje, utilizam guiões completos de atendimento, com as formas de apresentação, frases de venda e conclusão da conversa, embora todas as equipas de atendimento devam ter uma lista das perguntas mais frequentes dos clientes e respectivas respostas, de modo a acelerar o tempo de resposta do atendedor.

Este só conseguirá convencer o respectivo cliente de que o seu produto é melhor do que o da concorrência, se estiver a par das vantagens e desvantagens de ambos.

O atendimento telefónico tem quatro fases:

1. a fase de acolhimento,
2. a fase da exploração,
3. fase de encaminhamento
4. a fase de finalização.

Acima de tudo deverá evitar deixar o cliente esperar, fazer ruído ao mesmo tempo que fala, distrair-se com outras pessoas, fazer promessas que não consegue manter e desviar-se do tema da conversa.

Os contratos são um dos muitos documentos com o qual o profissional de secretariado irá trabalhar, para isso deverá saber tudo acerca do seu funcionamento.

Os contratos são acordos firmados entre suas partes tendente à constituição, modificação ou extinção de obrigações, estabelecendo assim os direitos e deveres de cada um. Este deverá ser um documento escrito, datado e assinado, com letras de tamanho de fácil leitura e uma linguagem simples e ter destaque nas cláusulas que limitam os direitos do consumidor.

Estes podem-se classificar de:

1. Típicos,
2. Atípicos,
3. Contratos de Natureza Civil,
4. Contratos de Natureza Comercial
5. Contratos de Natureza Civil e Comercial.

Para poder realizar um contrato, são necessários alguns requisitos.

• A capacidade dos contraentes,
• o mútuo consenso,
• o objecto possível
• a forma externa são alguns deles, para o contrato poder ser cumprido, deverá ser através de uma atitude que por sua vez coincida com a prestação a que o contraente está vinculado, e a data deverá ser cumprida e forma convencionada.

O devedor é sempre o responsável pelo cumprimento da obrigação perante o credor, uma vez que não queira ou não possa cumprir a sua obrigação, o credor recorre ao tribunal, a fim de resolver esta situação.

O contrato de compra e venda, é aquele pela qual se transmite a propriedade de uma coisa ou de um bem, mediante um certo valor monetário, este é um contrato bilateral ou oneroso, pois quem compra, é obrigado a entregar uma certa verba monetária e o vendedor compromete-se a entregar o bem vendido.

A diferença entre a compra e venda comercial e civil consiste na intenção dos contraentes.


2. Funções Clássicas do Secretariado

Representar Pessoalmente o seu Chefe


A secretária é a primeira imagem que se apresenta da empresa e do seu superior. A impressão que recebam num primeiro contacto dependera muitas vezes da eficácia com que a secretária se exprime.

O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direcção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc.

Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direcção e outros elementos.

Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário.

No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspecto de utilização de aparelhos, como também no aspecto do correcto uso da linguagem.


Organização do Trabalho e o Chefe


A secretária eficiente e a que facilita o trabalho do director e que o afasta de todo o tipo de obrigações que não sejam as obrigações próprias do seu cargo, para que possa dedicar todo o seu tempo ao mesmo, secretária deverá ser a verdadeira memória do seu superior tanto dos compromissos internos como dos externos:

1. lembrar lhe a pontualmente a hora exacta das entrevistas,
2. preparar lhe a as chamadas para as pessoas consideradas necessárias e no momento oportuno.


Funções Administrativas


A redacção e a gestão de correspondência;
Os trabalhos de tomada de notas e dactilografia;
Elaboração de actas e reuniões;
Arquivo dos documentos do escritório;
Organização com rapidez e exactidão, o registo dos arquivos;
Planeamento de viagens, o que implica organizar os transportes, marcar os bilhetes, as reservas dos hotéis;
Gestão das chamadas telefónicas de entrada e de saída.



Tarefa de Ligação


Como canal de comunicação interna a secretária faz a ligação entre o seu superior e qualquer outra pessoa da empresa. Ao mesmo tempo desempenha um papel importante no âmbito das comunicações com o exterior.

O secretariado vai ser frequentemente um elemento de ligação da direcção com os outros sectores dentro da empresa, transmitindo e recolhendo informações, dando a conhecer decisões, etc.

Vai funcionar como um veículo transportador da comunicação, no interior da empresa, entre a direcção e outros elementos.

Atendendo a este tipo de funções, torna-se talvez mais fácil, neste momento, compreender um conjunto de qualidades pessoais e profissionais, consideradas necessárias para a definição do perfil do Secretário.

No âmbito das comunicações, é exigido ao secretariado, para o exercício das funções de ligação, um conjunto de conhecimentos teóricos não só no aspecto de utilização de aparelhos, como também no aspecto do correcto uso da linguagem.














3. FUNÇÕES DO SECRETARIADO ACTUAL


As relações de trabalho estão cada vez mais competitivas, exigindo profissionais qualificados que desenvolvam empatia, motivação, criatividade, flexibilidade para mudar e coragem para assumir riscos.

O surgimento de novas tecnologias, também contribui bastante para as mudanças e a Secretaria teve que correr atrás do seu aperfeiçoamento profissional, para não perder espaço no mercado de trabalho, pois a formação profissional foi o que acarretou mais peso para que os trabalhadores se mantivessem na empresa.

O bom profissional é aquele que tem consciência de que para crescer na profissão, precisa de investir no futuro e que precisa de se empenhar para lidar muito bem com as suas competências.

Actualmente, o Secretário não se dedica apenas a cuidar da agenda, a atender telefonemas ou a escrever cartas ditadas pelo seu chefe. Atendimento ao cliente, gestão de informação e relações interpessoais, são atribuições cada vez mais comuns no seu dia-a-dia.

A Secretária precisa de estar preparada para exercer o seu cargo com uma atitude executiva. As mudanças no perfil da profissão levaram os profissionais a desenvolver novas habilidades.

Nesta época de transformações as empresas necessitam de profissionais qualificados.
Com as frequentes mudanças, para acompanhar o desenvolvimento, cabe ao Secretariado diferenciar-se, actualizando com as novas tecnologias, executando o seu potencial criativo e deve estar sempre aberto para a aprendizagem.

Esse é o verdadeiro perfil do Secretário Executivo do futuro.

Os secretários permaneceram no mercado do trabalho se souberem trabalhar em equipa, que tenham competência interpessoal, domínio da língua materna e estrangeira, alem de terem conhecimentos em informática, administração, direito, psicologia, contabilidade, estatística e facilidade em expressão oral e escrita.

O mercado de trabalho do Secretário Executivo difundiu-se bastante nos últimos anos, actualmente ele pode executar a profissão tanto em pequenas como em grandes empresas, sejam elas publicas ou privadas, actuando como assessor executivo, gestor, consultor, nos diversos ramos empresariais.

Actualmente as funções do secretário têm sofrido algumas alterações, ocorrendo em grande parte do crescente o uso do computador, da vulgarização dos equipamentos eléctricos e electrónicos que se encontram nos escritórios actuais como por exemplo:

• o fax e as fotocópias de múltiplas funções.

Toda esta evolução das tecnologias de informação e comunicação possibilitou a execução das tarefas de formas rápida, e com mais qualidade, por parte dos secretários, assim como o aparecimento das tarefas mais complexas.




















1. ORGANIZAÇÃO DO SECRETARIADO

Correspondência Comercial - Uma das principais características das cartas comerciais e empresariais deve ser a objetividade.

Atualmente, a correspondência das empresas já não perde tempo com os longos chavões "literários" das cartas antigas.

Formas como:

"Vimos por meio desta apresentar"

cederam lugar a expressões mais resumidas, que vão direto ao assunto:

"Apresentamos".

O elemento mais importante do texto de uma carta é sua finalidade:

ela determina a redação do documento, que pode ser mais livre ou não.

Se a finalidade da carta tiver implicações jurídicas, esse documento geralmente seguirá rigidamente um modelo preestabelecido. É o caso das cartas:

• de cobrança,
• de convocação para uma assembléia,
• dos documentos que notificam uma acção judicial (acção de despejo por falta de pagamento de renda),

Se a carta for de natureza publicitária ou promocional, o texto poderá ser mais livre e descontraído e, em certos casos, personalizado.

O mesmo acontece com os convites, cartas de congratulações e pedidos de colaboração.
O texto de uma correspondência comercial deve ter seus atributos:

• correcção gramatical, o texto não pode apresentar erros de Português.
• objetividade, o texto da correspondência empresarial deve ir directo ao assunto e ser exposto com raciocínio simples e lógico.

Evite tratar de diversos assuntos em uma mesma carta.

Na medida do possível, escreva uma carta para cada assunto.

Isso facilita o arquivo desses documentos e sua destinação aos sectores encarregados de tomar as providências necessárias.

Se for preciso abordar diversos tópicos numa mesma carta, numere cada um desses tópicos e situe-os em parágrafos separados.

• clareza, ordene as idéias de acordo com as etapas lógicas do assunto em pauta e depois analise a linguagem como se você estivesse recebendo a carta. Pergunte-se: "Isto está claro?" e só dê o trabalho por encerrado quando a resposta for afirmativa.
• Concisão, uma carta comercial deve ser curta.
• Exatidão, sempre que puder, substitua referências vagas (como "alguns", "na semana passada") por dados precisos ("50 exemplares", "No dia 25 de agosto deste ano") etc.
• Polidez, uma carta de empresa deve ser polida e elegante na linguagem.

















2. COMUNICAÇÃO INTERNA

A imagem que os funcionários têm de sua própria organização é a base da imagem externa da empresa. Não existe melhor estratégia de comunicação do que transformar seus funcionários em verdadeiros embaixadores de sua empresa.

Comunicação Interna é o esforço de comunicação desenvolvido por uma empresa, órgão ou entidade para estabelecer canais que possibilitem o relacionamento, ágil e transparente, da direção com o público interno e entre os próprios elementos que integram este público.

Deve ficar claro, portanto, que a Comunicação Interna não se restringe à chamada comunicação descendente, aquela que flui da direcção para os empregados, mas inclui, obrigatoriamente, a comunicação horizontal e a comunicação ascendente, que estabelece o feed-back e instaura uma efectiva comunicação.

Nas organizações em que se pratica apenas a comunicação descendente, talvez nem seja apropriado mesmo falar-se em comunicação, porque, como um processo, ela precisa realizar-se nos dois sentidos.

Tradicionalmente, a comunicação interna tem sido relegada a um segundo plano no planejamento de comunicação das empresas, órgãos ou entidades, certamente porque falta aos empresários e executivos a consciência de que a comunicação é vital para o desenvolvimento e a sobrevivência das organizações.

É um equívoco imaginar que a comunicação interna se restringe à circulação periódica de um jornal para os funcionários, mesmo porque os jornais empresariais, com raras excecções, têm uma pauta acentuadamente burocrática e não incluem , necessariamente, os empregados como sujeitos activos do seu processo de produção.

Nos últimos anos, em função do esforço para aumento da produtividade e da qualidade, a comunicação interna tem sido mais valorizada nas empresas, mas é preciso ainda derrubar uma série de tabus e, sobretudo, democratizar a estrutura formal das organizações, que se caracterizam por uma hierarquia rígida e autoritária.




3. ARQUIVO

Arquivo é um conjunto de documentos criados ou recebidos por uma organização, firma ou indivíduo, que os mantém ordenadamente como fonte de informação para a execução de suas actividades.

Os documentos preservados pelo arquivo podem ser de vários tipos e em vários suportes.

Funções de arquivo

• Recolher e ordenar todos os documentos que circulam na empresa;
• Avaliar e selecionar os documentos, tendo em vista sua preservação ou eliminação;
• Garantir o fluxo dos pedidos de documentos provenientes dos diversos órgãos da empresa;
• Arquivar os documentos, visando a recuperação da informação;
• Conservar e assegurar a integridade dos documentos, evitando danos que possam ocasionar a sua perda;
• Executar as funções específicas conforme a organização e administração da instituição.

Fontes:
http://www.estv.ipv.pt/paginaspessoais/cseabra/tecnicas-secretariado.htm
http://www.ltcf-soc-advogados.pt/img/administracao.jpg